Главная
Главная
О журнале
О журнале
Архив
Архив
Авторы
Авторы
Контакты
Контакты
Поиск
Поиск
Прощание с Михаилом Михайловичем Жванецким
Прощальные слова по поводу смерти великого сатирика М.М.Жванецкого в социальных ...
№10
(378)
01.12.2020
Наука и техника
Системы электронного документооборота на предприятии: проблемы внедрения и использования
(№11 [133] 04.06.2006)
Автор: Ольга Нельзина
Ольга  Нельзина
В современных условиях быстро меняющейся рыночной ситуации, возникают проблемы управляемости предприятий и организаций. Эти проблемы вызваны:
- необходимостью динамически управлять организационной структурой предприятия, в идеале – синхронно с изменениями на рынке;
- диверсификацией бизнеса, и соответственно – изменением функций элементов организационной структуры;
- реинженирингом бизнес-процессов и сопутствующим ростом числа внутренних документов одновременно с необходимостью быстро на них реагировать.
На практике эти проблемы выражаются в том, что менеджеры всех уровней практически «задыхаются» под тяжестью непрерывного потока документов и задач, требующих немедленного решения. Естественно, что в таких условиях качество и оперативность принятия решений серьезно страдают. Реальным выходом из создавшейся ситуации служат системы электронного документооборота, который необходим:
- во-первых, потому что он пронизывает всю структуру управления, как по вертикали, так и по горизонтали;
- во-вторых, менеджеры всех уровней работают в основном с документами, и на их основании принимают решения;
- в-третьих, контроль исполнения организуется и подтверждается документами;
- в-четвертых, в документах хранится вся необходимая информация для последующего анализа и планирования, т.е. для построения учетных контуров.

По мнению вице-президента ABBYY Software House по корпоративным проектам Арама Пахчаняна «рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документарную основу (например, собирать визы в договорах, регистрировать входящие и исходящие письма» [1].

Если не управлять потоками документации, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда они уже не нужны, обнаруживаются. Или: руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы лица, отвечающего за его выполнение. Руководители предприятий пытаются упорядочить документооборот и находят организационные решения. Это может быть аккуратное и четкое размещение файлов и папок на сервере, подключение электронной почты для сокращения времени при согласовании, подписании и контроле исполнения документа. Но практика показывает зачастую, что это всего лишь полумеры. Они работают на начальных этапах работы организации. В случае же разукрупнения и рассредоточения подразделений организации, увеличения ее количественного состава, порой бывает очень тяжело следить за ситуацией, используя такие методы. В конце концов руководство вынуждено для решения всех возникших проблем, прибегать к выбору и внедрению электронной системы. Обычно выбор делается однозначно в пользу автоматизации, но — вопрос только в том, какую систему выбрать.

На рынке программного обеспечения представлено большое количество систем электронного документооборота: от простых (коробочных) продуктов до корпоративных (интеграционных) решений. Спектр продукции на сегодняшний день очень широк, но не менее широк и диапазон цен.
Качественной оценки для выбора системы недостаточно, поэтому такой анализ должен содержать и количественный анализ по критерию функциональной полноты. Методика и алгоритм оптимального выбора программных средств разработана Хубаевым Г.Н., доктором экономических наук, заведующим кафедрой экономической информатики и автоматизации управления РГЭУ «РИНХ» г. Ростова-на-Дону [9], [10].

Вице-президент ABBYY Software House по корпоративным проектам Арам Пахчанян также определил список основных задач, которые решают системы электронного документооборота [1]. Это:
- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;
- исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Возникает вопрос:
«На какие факторы надо обратить внимание руководителю предприятия прежде всего, чтобы правильно выбрать систему?».
Выделим основные требования к ним:
- Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
- Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
- Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
- Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
- Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
- Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
- Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
- Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
- Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
- Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
- Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
- Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Внедрение информационных систем на базе электронного документооборота позволяет:
- упорядочить и оптимизировать бизнес-процессы, не только связанные с документооборотом, но и технологические;
- перераспределить функциональные обязанности работников, сократив освободившиеся штатные единицы;
- организовать автоматический мониторинг исполнительской дисциплины.

Пахомов Е.В.[8]), рассматривая вопрос сравнения систем по критерию функциональной полноты, указывает на то, что «внедрение системы управления документами (СУД) на предприятии сопряжено с большими трудностями и затратами». Он делает вывод, что «прежде чем принимать такое решение, требуется оценить необходимость автоматизации документооборота». Следующей проблемой, на которую указывает данный автор, является проблема выбора в широком спектре продукции как конкретной СУД, так и технологии автоматизации.

Но не стоит ошибочно полагать, что внедрение таких систем проходит гладко и просто, если в этом действительно заинтересовано руководство. На самом деле этот процесс сопровождается целым рядом проблем как чисто психологического свойства, так и другого характера. Перечислим основные:

- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание переобучаться.
- Нежелание «показывать» собственную деятельность руководству, которая независимо от желания персонала возникает после внедрения системы электронного документооборота.
- Нежелание руководства (директора) непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
- Постоянные структурные изменения в организации.
- Слабая формализация бизнес-процессов.
- Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
- Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
На сегодняшний день существует ряд оптимальных систем документооборота:
1)     Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
2)     Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). Системы такого типа называют системами workflow - "поток работ" (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
3)     Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
4)     Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в intranet, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
5)     Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Заключение

На основании всего вышесказанного можно сделать следующие выводы.

a.     Применение систем электронного документооборота жизненно необходимо для любой организации, которая имеет дело с большим потоком документов.
b.     В процессе работы с ними для руководителя возникают две основные проблемы: выбора и внедрения такой системы, которые зависят как от психологических факторов, так и от общей стратегии развития организации.
c.     Проблемы, с которыми сталкивается предприятие, были обозначены в этой статье на основе имеющихся публикаций в качественной форме.
d.     Количественный оптимальный выбор систем электронного документооборота будет проведен в отдельной статье согласно алгоритму [10].
e.     Функционал программ такого свойства и основные характеристики, наиболее распространенных в России был выявлен.
f.     Определение основных критериев выбора системы документооборота – тема отдельной статьи.

Для более детального анализа систем ЭДО необходимо учитывать много других факторов, которые в данной статье еще не были рассмотрены. Их необходимо в дальнейшем обозначить для их анализа экономико-математическими методами.


Литература

1.     Арам Пахчанян. Обзор систем электронного документооборота. "Директор ИС", № 02/2001, № 08/2001.
2.     Нужен ли предприятию электронный документооборот? «Свое дело» № 10/2002.
3.     Российские системы электронного документооборота ждет большое будущее. Интернет – издание C-NEWS, 7 февраля 2003 г.
4.     Попов В.О. Инфраструктура открытых ключей как основа комплексной безопасности электронного документооборота. Всероссийская конференция "Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот в органах власти".
5.     Особенности национального делопроизводства. Интернет-сайт «Развитие бизнеса.ру», май 1997 г.
6.     Выбор системы документооборота. Интернет - сайт «Независимого ресурса Всероссийского Сообщества CIO», 11 марта 2003 г.
7.     Курбесов А.В., Хубаев Г.Н. Экономико-математический анализ документооборота лечебно-профилактического учреждения поликлинического типа. // Материалы конференции «Проблемы учета, аудита и статистики в условиях рынка». Ученые записки, выпуск 5, г. Ростов-на-Дону, 2000.
8.     Пахомов Е.В. Подход к сравнению систем управления документами по критерию функциональной полноты.// Материалы IV Межгосударственной научно-практической конференции «Экономико-организационные проблемы проектирования и применения информационных систем», г. Ростов-на-Дону, 25 ноября 1999 г.
9.     Хубаев Г.Н. Экономическая оценка потребительского качества программных средств: Текст лекций/ РГЭА.- Ростов н/Дону, 1997.
10.     Хубаев Г.Н. Алгоритм сравнения сложных систем по критерию функциональной полноты // Материалы конференции «Экономико-организационные проблемы анализа, проектирования и применения информационных систем»/РГЭА.-Ростов н/Д, 1997.
11.     Сервер конференции Docflow (http://www.docflow.ru).
12.     Компания Hummingbird (http://www.hummingbird.com/ products/dkm/index.html).
13.     Web- cайт системы управления документами Documentum (http://www.documentum.com)
14.     Web- cайт Российского представительства компании «Документум Сервисиз» (http://www.documentum.ru)
15.     Компания Microsoft http://www.microsoft.com/sharepoint/default.asp), электронный архив Microsoft SharePoint Portal Server.
16.     Web-сайт системы ЭДО Optima Workflow http://www.optima.ru/
17.     Web-сайт системы ЭДО«БОСС-Референт» http://www.it.ru
18.     Web-сайт системы ЭДО«Дело» (компания «Электронные офисные системы» http://www.eos.ru)
19.     Web-сайт системы ЭДО«Евфрат» http://www.cognitive.ru
20.     Web-сайт системы ЭДО«Company Media» http://www.inttrust.ru
21.     Web-сайт системы ЭДО«Staffware»http://www.staffware.com
22.     Web-сайт системы ЭДО «Эффект-Офис» http://www.garant.spb.ru/
_____________________________
© Нельзина Ольга Геннадьевна
Матвей Бронштейн. Репрессированная Вселенная
Очерк о выдающемся советском физике Бронштейне, его исследованиях, открытиях и трагической судьбе – гибели под...
Испанские лётчики в СССР
В 2018 г. в Испании вышла книга об испанских лётчиках, принимавших участие в гражданской войне в своей стране ...
Интернет-издание года
© 2004 relga.ru. Все права защищены. Разработка и поддержка сайта: медиа-агентство design maximum